Im Speicher des Systems werden Informationen für das Adressbuch und Passwörter gespeichert sowie Dokumentdaten für Funktionen, wie z. B. die Faxfunktion. Daher ist es erforderlich, die Daten im Speicher mit strengen Sicherheitsmaßnahmen zu verwalten.

Die Funktionen des Systems, wie z. B. Datenverschlüsselung und Datenbeseitigung, gewährleisten, dass die Daten auf der Festplatte sicher und vertraulich verwaltet werden können.

Das System trennt die Auftragsdaten beim Kopieren, Senden, Empfangen und Drucken in Verwaltungsinformationen und die eigentlichen Daten und speichert diese. Die Verwaltungsinformationen werden automatisch gelöscht, wenn der Auftrag abgeschlossen wurde, aber die eigentlichen Daten werden im Speicher aufbewahrt.

Mit dieser Funktion können Sie die eigentlichen Daten vollständig aus dem Speicher des Systems löschen, indem Sie sie mit 0 Daten oder Zufallsdaten überschreiben. Dies ist sinnvoll zur Vermeidung von Datendiebstahl, wenn der Speicher ersetzt oder entsorgt wird. Nähere Informationen finden Sie im Abschnitt "Komplettes Beseitigen nicht benötigter Daten aus dem Speicher".

Über die Funktion <Initialisieren> können auf dem System gespeicherte Daten, Adressbuchdaten und Auftragsprotokolle gelöscht werden. (Vgl. Abschnitt "Initialisieren aller Daten/Einstellungen".)

Nähere Informationen zu den Zusatzprodukten, die Sie zur Verwendung dieser Funktion benötigen, finden Sie im Abschnitt "Erforderliche Zusatzprodukte für die einzelnen Funktionen".

Sie können im Speicher aufbewahrte Daten, z. B. gespeicherte Adressbuchdaten, Auftragsdaten und Passwörter, verschlüsseln, um vertrauliche Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Nähere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Handbuch zum HDD Data Encryption Kit.

Passwörter und im Speicher verwaltete Zertifikatsinformationen können auch mit der Funktion TPM-Einstellungen verschlüsselt werden. (Vgl. Abschnitt "TPM-Einstellungen".)