News articles

Informations Mail 01_2013 der Quästur

Themen:
1. Anlegen von Kreditoren und Debitoren
2. SEPA – Single Euro Payments Area
3. Mischfinanzierungen
4. Pflege der Benutzervorgaben in SAP
5. Lohnsteuerfreiheit von KM-Geld bei Dienstreisen
6. Verpflegung bei Tagungen, Seminaren und Konferenzen
7. Abrechnung und Verwendung der Institutskreditkarte
8. Wichtige Punkte bei der Fakturierung
9. Erfassung von A1 Rechnungen mit Guthaben als Endsumme


1.    Anlegen von Kreditoren und Debitoren
Ab sofort ist es notwendig die Formulare zum Anlegen für Kreditoren, Debitoren und Banken nur mehr über das Ticket-System zu übersenden. Formulare die über Fax oder persönliche Email Adressen einlangen werden nicht mehr bearbeitet!
Auskunft:
Team Kreditoren http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/kreditorenbuchhaltung_barzahlungsverkehr_sap_support/
Team Debitoren http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/girokontenbetreuung_debitorenbuchhaltung/


2.    SEPA - Single Euro Payments Area = einheitlicher Europäischer Zahlungsverkehr - neu ab 01.02.2014!
Alle Zahlungen im Inland, EU Land und die Länder des EWR *1) können ab 1.2.2014 ausschließlich  nur  mehr mit IBAN und BIC überwiesen werden.  Ab diesem Zeitpunkt ist es auch notwendig bei der Erfassung von allen CPD-Kreditoren in SAP die IBAN und BIC zu hinterlegen. Bei Kreditoren die im System angelegt werden sollen, werden die Formulare nur mehr mit ausgefüllten IBAN und BIC akzeptiert.
*1) Norwegen (NO), Island (IS), Lichtenstein (LI), Schweiz (CH) und Monaco (MC)
Auskunft: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/kreditorenbuchhaltung_barzahlungsverkehr_sap_support/


3.    Mischfinanzierungen
Erfassung von Eingangsrechnungen bei Aufwandsbuchungen, die sowohl aus Global- als auch Drittmittelbudget bzw. aus Drittmittelbudget mit unterschiedlichen Girokonten bzw. Profitcentern bezahlt werden sollen:
Link: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/DokuMischfinanzierungen_bei_Eingangsrechnungen.pdf
Auskunft: zahlungsverkehr@quaestur.tuwien.ac.at

Mischfinanzierungen bei Anlagen:
Links: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/TU_WIEN_Handbuch_Rechnungswesen.pdf
Punkt 2.3.2
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/DokuSonderkontierungen_bei_Anlagen.pdf Punkt 2

Auskunft:  
http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/anlagenbuchhaltung_zahlungsverkehr_fwf/


4.    Pflege der Benutzervorgaben in SAP
Die eigenen Benutzervorgaben sind in SAP regelmäßig zu kontrollieren und bei Bedarf korrigieren.
Link: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/DokuBenutzervorgaben_SAP_User.pdf


5.    Lohnsteuerfreiheit von KM-Geld bei Dienstreisen
Die Anreise vom Heimatort zum regulären Dienstort stellt steuerrechtlich keine Dienstreise dar. Das Kilometergeld ist nur für die die Strecke zwischen dem regulären Dienstort und dem Zielort der Dienstreise steuerlich begünstigt.
Unabhängig von Dienstreisen kann aber, bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen, eine Pendlerpauschale in Anspruch genommen werden, diese bildet in Österreich die steuerliche Begünstigung für die Strecke zwischen Heimatort und regulärem Dienstort (https://www.bmf.gv.at/steuern/arbeitnehmer-pensionisten/pendlerpauschale-allgemein.html)
Das Reisemanagement ist verpflichtet, bei zu hoch angegebenem Kilometergeld, den Anteil für Fahrten zwischen Heimatort und regulärem Dienstort der Lohnsteuer zu unterwerfen.
Zukünftig sind Ausdrucke aus Routenplanern, GoogleMaps oder ähnlichem bei Verrechnung von Kilometergeld beizulegen, dies erleichtert die notwendig gewordene Ermittlung des lohnsteuerfreien Anteiles.
Quellen: §16 Abs 1 Z 6 EStG in Verbindung mit Rz 705 bis 708 LStR
Auskunft: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/lehrabgeltung_reisemanagement/


6.    Verpflegung bei Tagungen, Seminaren, Konferenzen – immer über ESS
Regelung bei Essensbelegen:
Nicht abgerechnet werden können reine Essensbelege (z.B. Restaurantrechnungen, div. Einkäufe bei Lebensmittelgeschäften,…).
Verpflegung im Zusammenhang mit Tagungen, Konferenzen, Seminaren können ersetzt werden, wenn diese in den Kosten inkludiert sind und auch wenn diese extra ausgewiesen werden.
Für die übernommene Verpflegung werden jedoch die Tagesgelder/Tagesgebühren entsprechend gekürzt
Auskunft: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/lehrabgeltung_reisemanagement/


7.    Abrechnung und Verwendung der Institutskreditkarte
Bei einer Abfrage über den Zeitraum 01.01.-30.09.13 haben wir festgestellt, dass rund die Hälfte der Institute, welche eine Institutskreditkarte besitzen, die Abrechnungen verspätet erfassen. Die Abbuchungen der Kreditkartenzahlungen von den Girokonten finden in der Regel am Ende des Monats statt,  bis zu diesem Einzug sollte die Abrechnung bereits in SAP erfasst sein. Durch die verspätete Erfassung der Kreditkartenabrechnungen ergeben sich falsche Werte im Berichtswesen. Zukünftig kann bei wiederholter verspäteter Erfassung der Kreditkartenabrechnungen oder wenn die Institutskreditkarte nicht richtlinienkonform verwendet wird eine temporäre Sperre der Karte von bis zu drei Monaten erfolgen.
Auskunft: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/girokontenbetreuung


8.    Wichtige Punkte bei der Fakturierung (Ausgangsrechnung)
Offene Kundenaufträge/Terminaufträge, z.B. nach Storno einer Faktura sind diese abzusagen oder weiter zu verwenden.
Fakturen sind immer mit aktuellem Tagesdatum zu stornieren
Wenn eine Faktura ausnahmsweise nach Zahlungseingang am Girokonto erstellt wird, ist diese mit Datum vom Kontoauszug des Zahlungseingangs zu erfassen – rückdatieren von Fakturen jedoch nur bis zum 10. des Folgemonats möglich
Bei Erstellung von Fakturen ist unbedingt auf das Fälligkeitsdatum/ Zahlungsbedingungen zu achten – dieses ist ausschlaggebend für die Mahnungen
Auskunf: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/girokontenbetreuung_debitorenbuchhaltung/


9.    Erfassung von A1 Rechnungen mit Guthaben als Endsumme
Durch eine Umstellung bei A1 kommt es vermehrt zur Ausstellung von Rechnungen, die in der Gesamtsumme ein Guthaben ausweisen. In diesem Fall ist nach Erhalt des Belegs eine nachträgliche Entlastung zu erfassen.
Link: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/A1_Gutschriften.pdf
Auskunft: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/girokontenbetreuung_debitorenbuchhaltung/