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Digitalisation of the tendering workflow

The workflow for the approval and publication of a vacant position could now be digitized.

[Translate to English:] human ressource

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Surely many of you have already more or less come into contact with the tendering workflow. This requires approvals in several hierarchical levels, begins budget-wise with finances, continues through the personnel department and ends in the newsletter or with the tender in
corresponding media. Many forms had to be filled out, printed out, signed and scanned in again in order to be able to
to be printed out again, signed and scanned again to finally be published in digital form.

With the digitalization of the tendering workflow we have completed another step in the digitization of the application process and were able to make it much easier and more transparent.

 

  • The tendering process is started by the release in the personnel planning tool. The details of the personnel planning (PPNR) are transferred via interface from TISS.
  • Based on this planning data, the direct superior fills out the tender application, the functional description, the tender text online in TISS or delegates this task to an employee.
  • The release process passes through all necessary instances (immediate superior, working group for equal treatment issues, dean/vice-rector, personnel administration, and application management department) is carried out in TISS.
  • The status of the advertisement can be easily viewed at any time.
  • The transfer to the FB Application Management is also carried out via interface to the eRecruiter, so that the publication and the related application management is a well-rounded matter.

 
If you are also involved in the tendering process or are interested in a presentation, please contact
to contact us.
Carmen Keck and Rainer Grohmann-Izay
 
Contact: Carmen Keck
Assistant to the Vice Rector for Personnel & Gender
Head of department application management
 
Contact: Rainer Grohmann-Izay
Employees FB Campus Software Development

Translated with www.DeepL.com/Translator (free version)

Formulare mussten hierfür ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden um dann bei der nächsten Stelle
wieder ausgedruckt, unterschrieben und abermals eingescannt zu werden um letztendlich in digitaler Form veröffentlicht werden zu können.

Mit der Digitalisierung des Ausschreibungsworkflows haben wir einen weiteren Schritt zur Digitalisierung des Bewerbungsprozesses fertiggestellt und konnten diesen deutlich einfacher und transparenter gestalten.

  • Durch die Freigabe im Personal-Planungstool wird der Ausschreibungsprozess gestartet. Die Detailsder Personalplanung (PPNR) werden via Schnittstelle von TISS übernommen.
  • Ausgehend von diesen Planungsdaten füllt die_der direkte Vorgesetzte den Ausschreibungsantrag, die Funktionsbeschreibung, den Ausschreibungstext online in TISS aus bzw. delegiert diese Aufgabe an eine_n Mitarbeiter_in.
  • Der Freigabeprozess durchläuft alle notwendigen Instanzen (Unmittelbare Vorgesetzte, Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen, Dekan_innen/Vizerektor_innen/Rektorin, Personaladministration und Fachbereich Bewerbungsmanagement) wird in TISS durchgeführt.
  • Der Status der Ausschreibung ist jederzeit gut einsehbar.
  • Auch die Übermittlung an den FB Bewerbungsmanagement erfolgt via Schnittstelle zum eRecruiter, sodass die Publikation und das damit zusammenhängende Bewerbungsmanagement eine runde Sache ergeben.

Eine Kurz-Beschreibung zum digitalisierten Workflow finden Sie im HR Service/Bewerbungsmanagement, opens an external URL in a new window
 
Wenn auch Sie in den Ausschreibungsprozess involviert sind bzw. Interesse an einer Vorstellung haben, nehmen Sie gerne
mit uns Kontakt auf.
Carmen Keck und Rainer Grohmann-Izay
 
Kontakt: Carmen Keck
Assistentin der Vizerektorin für Personal & Gender
Leitung Fachbereich Bewerbungsmanagement
 
Kontakt: Rainer Grohmann-Izay
Mitarbeiter FB Campus Software Development