International university education and management projects

Project management

Hinweis: Zugunsten der Lesbarkeit wurde auf eine männlich/weiblich Formulierung verzichtet. Sämtliche Ausdrücke, die männlich formuliert sind, gelten sinngemäß auch für Frauen.

Projektantrag abgelehnt

Falls Ihr Projektantrag abgelehnt wurde, soll dieses Ergebnis durch den TUW-Projektleiter / OE-Leiter / das Sekretariat in der Projektdatenbank erfasst werden:

  1. Öffnen Sie die Projektdatenbank. Um die Projektdaten erfassen zu können, müssen sie in TISS eingeloggt sein;
  2. Auf dem Reiter “Forschung” unter dem Hauptmenüpunkt „Projektdatenbank“ wählen Sie den Menüpunkt „Projektübersicht“;
  3. In der Übersichtstabelle öffnen Sie ihr Projekt, dann wählen Sie in der Registerkarte „Aktionen“ den Menüpunkt „Förderung erhalten (ja/nein)“ und anschließend markieren Sie die Option „Das Projekt wurde abgelehnt und erhält keine Förderung“;
  4. Für weitere Schritte verfolgen Sie bitte die Hinweise in der Datenbank.

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Projektantrag genehmigt

Falls Ihr Projektantrag genehmigt wurde, sind vor dem eigentlichen Projektstart folgende Schritte durchzuführen:

Die Erfassung der Projektdaten kann durch den TUW-Projektleiter, den OE-Leiter oder das Sekretariat erfolgen:

  1. Öffnen Sie die Projektdatenbank. Um die Projektdaten erfassen zu können, müssen sie in TISS eingeloggt sein;
  2. Auf dem Reiter “Forschung” unter dem Hauptmenüpunkt „Projektdatenbank“ wählen Sie den Menüpunkt „Projektübersicht“;
  3. In der angezeigten Übersichtstabelle öffnen Sie ihr Projekt, dann wählen Sie auf der Registerkarte „Aktionen“ den Menüpunkt „Förderung erhalten (ja/nein)“ und anschließend markieren Sie die Option „Das Projekt hat die beantragte Förderung erhalten“;
  4. Für weitere Schritte verfolgen Sie bitte die Hinweise in der Datenbank.
  5. Nachdem alle verpflichtenden Projektdaten ausgefüllt wurden, muss das Projekt über die Projektdatenbank zur internen Freigabe eingereicht werden. Anschließend bestätigen Sie als Projektleiter, dass Sie die Richtlinien zur Kenntnis genommen und akzeptiert haben. Das Projekt kommt in den Status „intern eingereicht“.

Nach der Einreichung des Projektes zur internen Freigabe werden folgende Aktionen über die Projektdatenbank veranlasst:

  1. Von der Projektdatenbank wird eine E-Mail mit der Information über die genehmigte Projektförderung an den Institutsleiter gesendet;
  2. Das Projekt wird in der Projektdatenbank vom Vizerektor Studium und Lehre freigegeben;
  3. Nach der Projektfreigabe vergibt die Finanzabteilung, Fachbereich Projektcontrolling und –support, eine EUM-Innenauftragsnummer für das Projekt. Bitte beachten: falls mehrere Institute am Projekt beteiligt sind, bekommt jedes Institut seine eigene EUM-Innenauftragsnummer.
    Falls die TU Wien als Projektkoordinator auftritt, wird von der Finanzabteilung, Fachbereich Projektcontrolling und –support, auch eine WUM-Innenauftragsnummer auf dem Girokonto für Finanzkoordination vergeben.
    Ab diesem Zeitpunkt können im Projekt Aufwendungen jedoch keine Einnahmen verbucht werden;
  4. Die Rektorin bevollmächtigt gem. § 27 UG einen Projektleiter zur Projektdurchführung. Bitte beachten: falls mehrere Institute am Projekt beteiligt sind, wird an jedem Institut ein Projektleiter bevollmächtigt.

  1. Übermitteln Sie bitte folgende Unterlagen an das International Office (IO), z.Hd. Andreas Zemann:
    - Hauptvertrag im Original,  bzw. Kopie falls die TU Wien Projektpartner ist;
    - Entwurf des Konsortialvertrags (falls relevant);
    - allfällige andere vertraglichen Dokumente, die seitens der TU Wien unterzeichnet werden sollen;
  2. Die vertraglichen Dokumente werden durch das IO geprüft und an den Vizerektor Studium und Lehre zur Unterschrift weitergeleitet;
  3. Die vertraglichen Dokumente werden durch den Vizerektor Studium und Lehre unterzeichnet und an den Projektleiter retourniert.

Bitte beachten: Der Abschluss von Verträgen für Bildungs- und Hochschulmanagementprojekte obliegt dem Vizerektor Studium und Lehre. Die OE-Leiter sind nicht berechtigt, diese Verträge zu unterzeichnen.

Übermitteln Sie bitte den, von allen vertraglichen Parteien unterzeichneten Vertrag (vertragliche Dokumente) im Original an die Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement (E018), opens in new window zur Registrierung und Archivierung.

Nach Erfüllung der formalen Kriterien wird der Projektvertrag in der Projektdatenbank durch das International Office freigegeben. Somit können auch Einnahmen auf dem Projekt-Innenauftrag verbucht werden.

Weitere Informationen bezüglich des Ablaufs können Sie der Richtlinie des Rektorats zu §§ 26, 27, und 28 Universitätsgesetz 2002 (UG) entnehmen.

Abhängig davon, ob die TU Wien nur das eigene Projektbudget (als Partner) oder das gesamte Projektbudget (als Koordinator) verwaltet, werden die entsprechenden Projektmittel über ein Konto oder über zwei Konten verwaltet.

Girokonto für Global- und Drittmittelgelder

Die Projektmittel, welche der TU Wien zukommen, werden über den entsprechenden EUM-Innenauftrag abgewickelt. Die Zahlungen aus diesem Innenauftrag sind über SAP durchzuführen und sollen ausschließlich zur Abdeckung der Projektkosten der TU Wien dienen (z.B. Personalkosten der TU Mitarbeiter/innen, Reisekosten der TU Mitarbeiter/innen, Druckkosten, usw.).

Bankverbindung:

Kontoinhaber: Technische Universität Wien, Karlsplatz 13, 1040 Wien, Austria
Kontowortlaut: Technische Universität Wien/Hauptkonto
IBAN: AT46 3200 0000 0061 1228
BIC/SWIFT: RLNWATWW
Bank: Raiffeisenlandesbank NÖ-Wien AG, F.-W.-Raiffeisenplatz 1, 1020 Wien, Austria
Referenz/Verwendungszweck: der entsprechende, für das Projekt angelegte EUM-Innenauftrag.

Hinweis: Für Buchungen von Einnahmen (Projektförderung) soll in SAP in Spalte "Material" der Kode "111" verwendet werden.

Girokonto für Finanzkoordination

Falls die TU Wien als Projektkoordinator auftritt und die gesamte Projektförderung verwaltet, werden sowohl die Fördermittel (Projekteinnahmen) als auch die Zahlungen an die Projektpartner über das Girokonto für Finanzkoordination und den, für das Projekt angelegten WUM-Innenauftrag abgewickelt.

Bankverbindung:

Kontoinhaber: Technische Universität Wien, Karlsplatz 13, 1040 Wien, Austria
Kontowortlaut: Technische Universität Wien/Finanzkoordination
IBAN: AT44 3200 0022 0061 1228
BIC/SWIFT: RLNWATWW
Bank: Raiffeisenlandesbank NÖ-Wien AG, F.-W.-Raiffeisenplatz 1, 1020 Wien, Austria
Referenz/Verwendungszweck: der entsprechende, für das Projekt angelegte EUM-Innenauftrag.

Bitte beachten: Die Kosten der TU Wien sollten nicht direkt aus diesem Girokonto gedeckt werden. Überweisen Sie zunächst einen entsprechenden Betrag auf den EUM-Innenauftrag (Globalbudget/Drittmittel) und decken Sie die Ausgaben von dort über SAP.

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Projektabschluss

  1. Nach dem Projektende, d.h. nach der Genehmigung des Projektendberichtes seitens des Fördergebers und nach dem Begleichen aller ausstehenden Zahlungen, muss das Projekt in der Projektdatenbank geschlossen werden. Die der TU Wien zustehenden Restmittel auf dem WUM-Innenauftrag müssen noch vor dem Projektabschluss auf den entsprechenden Projekt-EUM-Innenauftrag überwiesen und somit der Saldo auf dem WUM-Innenauftrag auf € 0,00 gestellt werden.
  2. Nach dem Projektabschluss in der PDB wird der EUM-Innenauftrag von der Finanzabteilung, Fachbereich Projektcontrolling und –support, auf einen, für die jeweilige Organisationseinheit eingerichteten Sammelinnenauftrag abgerechnet. Sowohl für die Institute als auch für die Dienstleistungseinrichtungen sind die Restbeträge unter Beachtung der entsprechenden Richtlinien weiterhin verfügbar.

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Praktische Tipps zur Projektabwicklung

Beamten, sowie Angestellten nach Vertragsbedienstetengesetz / Kollektivvertrag, die an einem Drittmittelprojekt der TU Wien mitwirken, kann für die zusätzliche Leistung nach Maßgabe der vorhandenen Projektmittel eine besondere Vergütung - Nebentätigkeitsvergütung - ausbezahlt werden. Die Auszahlung der Nebentätigkeitsvergütung erfolgt mit dem monatlichen Entgelt.

Die Nebentätigkeitsvergütung  kann entweder als Einmalbetrag oder über einen längeren Zeitraum ausbezahlt werden. Nähere Informationen sowie das Formular für Nebentätigkeitsvergütung finden Sie auf der Webseite der Personaladministration / FB wissenschaftliches Personal, opens an external URL in a new window.

Hinweis: Die Mitwirkung eines TU-Mitarbeiters an einem Drittmittelprojekt der eigenen Universität in der Form eines freien Dienstverhältnisses bzw. eines Werkvertrags ist nicht zulässig.

Die im Rahmen der Projekte durchzuführende Dienstreisen sind  über SAP Services, opens an external URL in a new window zu beantragen. Die beantragte Dienstreise bedarf einer Freigabe durch den OE-Leiter und den Projektleiter. Die Freigabe wird über  SAP Services gemacht und der Antragsteller wird über den Status seines Antrags per E-Mail informiert.

Nach der Durchführung der Dienstreise ist es erforderlich, die Dienstreiseabrechnung in SAP Services zu erledigen und die ausgedruckte Abrechnung samt Originalbelege an die Quästur – Reisemanagement zu übermitteln. Nach Prüfung der Belege durch die Quästur und Freigabe der Dienstreiseabrechnung durch den Projektleiter wird der entsprechende Betrag überwiesen. Die Originalbelege werden an den Reisenden (bzw. an den Projektleiter) retourniert.

Detaillierte Informationen bezüglich Abrechnung von Dienstreisen finden Sie auf der Webseite der Quästur.

Hinweis:

  • Die im Projektvertrag festgelegten Regeln für die Nutzung von Verkehrsmitteln (Taxi, Bahn, Flug, Auto) haben Vorrang vor den, in der Reiserichtlinie zur Abrechnung von Dienstreisen  festgelegten Regeln.
  • Es ist möglich, eine Zwischenabrechnung der Dienstreise zu machen, z.B. nach Kauf des Flugtickets.

In einigen Förderprogrammen kann ein Teil der Projektförderung als Pauschalbetrag  zur Abdeckung der „indirekten Kosten/ Overheadkosten“ im Rahmen der Projekte verwendet werden. Dem Fördergeber müssen hierzu keine Belege vorgelegt werden.

Im Rahmen von Bildungs- und Hochschulmanagementprojekten stehen „indirekte Kosten/ Overheadkosten“ zur Gänze den an dem Projekt beteiligten Organisationseinheiten zur Verfügung.

Hinweis: Für Forschungsprojekte gelten andere Bestimmungen.

Bei Geldüberweisungen ins Ausland sollten hohe Bankspesen vermieden werden:

  • Auslandsüberweisungen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EU-Mitgliedsstaaten und EFTA-Länder: Norwegen, Island und Liechtenstein) sollten als „SEPA-Zahlungen“ durchgeführt werden. In diesem Fall werden die Auslandsüberweisungen zu den Gebühren einer Inlandsüberweisung durchgeführt. Nähere Informationen zu  „SEPA-Zahlungen“ finden Sie auf der Webseite der Österreichischen Nationalbank.
  • Bei Überweisungen außerhalb der EU sollte, wenn möglich, die Anzahl der Überweisungen von kleinen Beträgen minimiert werden, weil die gesamten Bankspesen für die Überweisung mehrerer kleineren Beträgen deutlich höher sein können, als die Bankspesen für die Überweisung eines größeren Betrags.

Bei Projekten, in denen die TU Wien als Koordinator im Projekt auftritt und die gesamte Projektförderung treuhänderisch verwaltet, sind vor der direkten Auszahlung von Reise- und Aufenthaltskosten, bzw. von Personalkosten an Mitarbeiter der Partnerinstitutionen folgende Punkte zu beachten:

  • Klärung, ob direkte Zahlungen gemäß Projektregeln möglich sind;
  • Die Auszahlung kann nur mit Zustimmung der jeweiligen Partnerinstitution erfolgen;
  • Bei direkten Zahlungen an Mitarbeiter ausländischer Partnerinstitutionen sind zusätzlich auch die österreichischen steuerrechtlichen Vorschriften zu beachten. Grundsätzlich gilt: Personen, die in Österreich oder von Österreich Einkünfte erzielen, aber in Österreich keinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind mit diesen Einkünften in Österreich (beschränkt) steuerpflichtig. Die Besteuerung erfolgt durch Steuerabzug in Höhe von 20% des Bruttobetrages, d.h. die TU Wien muss 20% einbehalten und an das Finanzamt abführen.

Nur bei Vorliegen folgender Voraussetzungen können diese Einkünfte bei der Auszahlung vom Steuerabzug befreit werden:

1. Es besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen, opens an external URL in a new window zwischen dem Heimatland des Mitarbeiters und Österreich

  Folgende Angaben müssen vorliegen:

  • Name des Mitarbeiters, sämtliche Adressen sowie die Angabe des Mittelpunktes der Lebensinteressen;
  • Art und Höhe der Vergütung; bei Zahlungen bis € 10.000,-- pro Jahr eine Bestätigung des Mitarbeiters, dass:
     -  er in Österreich keinen Wohnsitz (keine Wohnstätte) hat;
     -   keine Verpflichtung zur Weitergabe der Einkünfte an andere Personen besteht; 
     -   die Einkünfte nicht einer inländischen Betriebsstätte zufließen;
  •  Werden an den Mitarbeiter mehr als € 10.000,-- pro Jahr ausbezahlt, dann ist zusätzlich das Formular ZS-QU1 (abrufbar auf der Homepage des Bundesministerium für Finanzen: www.bmf.gv.at) vollständig ausgefüllt den Abrechnungsunterlagen beizulegen.

Beispiel eines Antrags, opens a file in a new window auf Geldüberweisung.

2. Es besteht kein Doppelbesteuerungsabkommen, opens an external URL in a new window zwischen dem Heimatland des Mitarbeiters und Österreich

Folgende Angaben müssen vorliegen:

  • Name des Mitarbeiters, Angaben über Wohnort und sämtlicher Adressen;
  • Art und Höhe der Vergütung;
  • schriftliche Erklärung des Mitarbeiters, dass:
    -   der Aufenthalt in Österreich nicht länger als 6 Monate (183 Tage) im Kalenderjahr ist (beschränkte Steuerpflicht) und dass
    -   seine Gesamteinkünfte (nach Abzug allfälliger von ihm getragener und belegmäßig nachgewiesener Reise- und Unterkunftskosten) in Österreich nicht mehr als € 2.000,-- pro Jahr betragen.

Beispiel eines Antrags, opens a file in a new window auf Geldüberweisung

Werden hingegen die Geldmittel direkt an die Partnerinstitution überwiesen, an der der Mitarbeiter beschäftigt ist, kann das oben beschriebene Prozedere unterbleiben, da es sich in diesem Fall um die Überweisung des Ersatzes für förderfähige Kosten handelt.