Alle News an der TU Wien

TU Signaturbox: Neuerungen und Weiterentwicklungen

In der Signaturbox in SAP Services konnten bisher ausschließlich TU‑Angehörige Dokumente unterzeichnen. Ab sofort können auch externe Personen in den Signaturworkflow eingebunden werden.

Externe Personen zur Signatur einladen

Beim Anlegen des Signaturauftrags wählen Sie für externe Unterzeichner_innen die Option „Externe Signatur (E‑Mail)" und erfassen deren E‑Mail‑Adresse und Telefonnummer. Die externe Person erhält anschließend per E‑Mail einen Link zum Dokument. Der Zugang wird über einen TAN‑Code per SMS an die angegebene Telefonnummer bestätigt. Ein TU‑Account ist dafür nicht erforderlich.

Qualifizierte Signatur mit sichtbarer Bildmarke

Die Signatur selbst erfolgt – wie bei TU‑Angehörigen – als qualifizierte elektronische Signatur und wird über den Vertrauensdiensteanbieter A‑Trust erstellt, die Unterzeichnung wird mit ID Austria autorisiert. Für externe Personen ist dabei ausschließlich die sichtbare Signatur mittels Bildmarke (Stempel) möglich – eine unsichtbare, im Dokument verborgene Signatur steht für externe Personen nicht zur Verfügung. Die Bildmarke wird an der im Auftrag vorgegebenen Position im Dokument platziert.

Voraussetzung ist eine ID Austria, oder einer kompatiblen eID eines anderen EU Staates. Sollte eine Person diese Voraussetzung nicht erfüllen, besteht die Möglichkeit, die Anfrage abzubrechen.

Ablauf

Nach dem Öffnen des Links prüft und signiert die externe Person das Dokument (bei mehreren Dokumenten alle enthaltenen Dokumente), oder bricht den Signaturprozess ab. In beiden Fällen – Abschluss oder Abbruch – wird das Ergebnis automatisch an den zugehörigen Workflow in SAP Services zurückgemeldet. Eine manuelle Rückübertragung ist nicht erforderlich.

Erinnerungen und automatischer Abbruch nach 14 Tagen

Solange die Signatur aussteht, wird die externe Person automatisch, regelmäßig per E‑Mail an die offene Signatur erinnert. Erfolgt innerhalb von 14 Tagen keine Signatur, wird der Auftrag automatisch abgebrochen und im Workflow in SAP Services entsprechend zurückgemeldet.

Weitere Entwicklungen

In den vergangenen Wochen wurde zusätzlich die Anzeige der Platzierungstempel im Signaturworkflow verbessert, sowie die Option produktiv gestellt, fertig signierten Dokumente an beliebige E-Mail-Adressen zu versenden.

Barrierefreiheit: Die Bereich zur Signatur durch Externe wird noch bearbeitet und in wenigen Tagen auch wesentliche Aspekte der Barrierefreiheit erfüllen.

Kontakt für Rückfragen: SAP Support