Beförderungszuschuss bei Dienstreisen ab 2026
Mit 1.Jänner 2026 haben sich die steuerlichen Rahmenbedingungen für die Auszahlung fiktiver Fahrtkosten (Fahrtkosten ohne tatsächlichen Beleg) bei Dienstreisen geändert. Der Beförderungszuschuss für Reisen ab dem 1.Jänner 2026 unterliegt dadurch der Lohnsteuer, im Gegenzug können fiktive Fahrtkosten lohnsteuerfrei angesetzt werden, siehe Fahrtkostenersatzverordnung., öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster Die Anpassungen sind umgesetzt und die Erfassung der Beförderungszuschüsse ist ab Freitag, 10. April 2026 wieder möglich.
Kolleg_innen mit Reiseabrechnungen, deren Beförderungszuschuss 2026 bereits beantragt, jedoch noch nicht abgerechnet wurde, werden vom Reisemanagement direkt kontaktiert.
Verfügt ein_e Mitarbeiter_in über ein Öffi-Ticket, das zumindest teilweise von der TU finanziert wurde (KlimaTicket), darf dieser Ersatz nur für Beträge angesetzt werden, deren Strecke davon nicht abgedeckt ist. Für den lohnsteuerfreien Höchstbetrag pro Kalenderjahr gilt die Fahrtkostenersatzverordnung. (Stand 2026: Lohnsteuerfreier Höchstbetrag ist mit den Kosten des KlimaTicket Österreich Classic gedeckelt.) Voraussetzung für die Auszahlung des Beförderungszuschusses ist, dass die Fahrtkosten nicht bereits von einer anderen internen oder externen Stelle ersetzt wurden.
Erfassung des Beförderungszuschusses bei Nutzung eines Massenbeförderungsmittels
Mit der Spesenart „BZÖS“ erfassen Sie die Kilometer für jede Weglänge (die kürzeste Wegstrecke) separat. Zur Nachvollziehbarkeit laden Sie den Routenplaner in SAP Services mit hoch. Damit der höhere Beförderungszuschuss geltend gemacht werden kann, muss als Nachweis ein gültiges Öffi-Ticket (z. B. ein KlimaTicket) mit hochgeladen werden. Gleichzeitig erfassen Sie mit der Spesenart „FIMA“ die fiktiven Kosten für das günstigste Massenbeförderungsmittel für dieselbe Wegstrecke und laden einen Screenshot aus dem Internet für die Bahnfahrt der 2. Klasse, flexibles Standardticket, als Nachweis mit hoch.
Das System berechnet die Summe des Beförderungszuschusses gesamt, der Betrag des fiktiven Tickets wird lohnsteuerfrei, der darüberhinausgehende Betrag wird lohnsteuerpflichtig ausgezahlt.
Achtung: Bei geringfügigen Dienstverhältnissen kann die Auszahlung lohnsteuerpflichtiger Beträge zur Vollversicherungspflicht führen.
Erfassung des Beförderungszuschusses, ohne Nachweis der Nutzung eines Massenbeförderungsmittels
Diesen Beförderungszuschuss erfassen Sie wie bisher mit der Spesenart „BEPK“. Dieser wird weiterhin lohnsteuerfrei ausbezahlt, da der Betrag die Kosten eines fiktiven Fahrttickets nicht übersteigt.
Dienstreisen mit Privatanteil
Wird die Dienstreise durch Urlaub, dienstfreie Tage oder ein Wochenende verlängert oder unterbrochen, müssen diese Tage ab sofort als weiteres Ziel hinzugefügt werden. Zur Minimierung wiederholter Rückfragen durch das Reisemanagement soll die Prüfung der Reisekostenabrechnungen durch diese Zusatzangaben beschleunigt werden.
Hierzu werden ein neues Infofeld sowie ein zusätzlicher Button „Private Tage (Urlaub, Wochenende, dienstfreie Tage)“ eingeführt. In diesem Bereich sind alle privaten Tage verpflichtend zu erfassen. Zusätzlich sind im Kommentarfeld detaillierte Angaben mit konkreten Datumsangaben erforderlich, aus denen eindeutig hervorgeht, welche Tage dienstlich und welche privat genutzt werden.
Dokumentation „Verbindung Dienst- und Privatreise“, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster