Themen
- Rechnungserfassung: Schulungsmöglichkeit vor Ort in den Instituten
- Zeitgerechte Abrechnung der Kreditkartenbelege
- Fristen für Refundierungen und Privatverkäufe
- Unzulässige Anschaffungen: Dekorationsmaterial
- Erlössperre auf Sammelinnenaufträgen
- Projektabschlüsse in der TISS Projektdatenbank
- FFG Themen
7.1. FFG-Anträge: Hauptkonto vs. Finanzkoordinatorenkonto
7.2. Anlagennutzung bei FFG-Projekten
7.3. Innerbetriebliche Leistungsverrechnungen bei FFG-Projekten ab KLF 3.1
7.4. Vorjahresstundensätze bei FFG-Projektabrechnungen
1. Rechnungserfassung: Schulungsmöglichkeit vor Ort in den Instituten
Die Quästur bietet seit November 2025 an, wöchentlich einmalig zu Schulungszwecken vor Ort in die Institute zu kommen. Im Zuge dieser Schulung werden einerseits die Eingangsrechnungserfassung und die Erfassung der Refundierungen und Privatverkäufe geübt und andererseits werden die dahinterliegenden Vorgaben und Richtlinien besprochen. Wir laden Sie hiermit herzlich ein, dieses neue Schulungsangebot anzunehmen und unsere Schulungs- und Qualitätsbeauftrage Monika Graf-Stücke per Email zu kontaktieren.
2. Zeitgerechte Abrechnung der Kreditkartenbelege
Kreditkartenbelege sind raschestmöglich, spätestens zum Zeitpunkt der Abbuchung zu übermitteln. Belege, die nach Mahnung durch die Quästur nicht übermittelt werden haben zur Konsequenz, dass das Limit der Kreditkarte auf ein halbes Jahr befristet herabgesetzt wird.
3. Fristen für Refundierungen und Privatverkäufe
Refundierungen und Privatverkäufe, die später als 6 Monate nach Kauf/Ankauf eingereicht werden, werden abgelehnt. Im letzten Quartal eines Jahres verkürzt sich die Einreichzeit auf 1 Monat.
4. Unzulässige Anschaffungen: Dekorationsmaterial
Weihnachten naht mit großen Schritten und die Versuchung, Dekorationsmaterial wie Christbäume, Kerzen, Girlanden, Weihnachtsschmuck etc. anzuschaffen, ist groß. Bitte beachten Sie, dass Dekorationsmaterial jeglicher Art nicht refundiert wird.
5. Erlössperre auf Sammelinnenaufträgen
Ab 1. Jänner 2026 werden alle Sammel-Innenaufträge für Erlösbuchungen / Zahlungseingänge gesperrt. Sammel-Innenaufträge sind einnahmenseitig grundsätzlich nur für Projektabrechnungen vorgesehen. Somit sind Zahlungseingänge im Drittmittelbereich künftig ausschließlich auf Projekt-Innenaufträge zu buchen – entsprechend den Projekteinträgen und abgelegten Verträgen in der Projektdatenbank. Eine direkte Verbuchung von Erlösen / Zahlungseingängen auf Sammler ist künftig daher nicht mehr möglich.
Eine Ausnahme stellen Salden von KTS-Innenaufträgen darf, die für die Organisation von Konferenzen und Tagungen verwendet werden. Diese dürfen weiterhin auf Sammler angerechnet werden. Auch Innerbetriebliche Verrechnungen zwischen Instituten, mit welchen ein Institut eine erbrachte Leistung (zB Analyse) eines anderen Instituts bezahlt, können weiterhin auf Sammlern verbucht werden.
6. Projektabschlüsse in der TISS Projektdatenbank
An Projektleiter_innen: Wenn das Ende Ihres Projekts längst überschritten ist und das Projekt dem Fördergeber gegenüber bereits abgerechnet wurde, bitten wir Sie, bis 31. Jänner 2026 das Projekt in TISS zum Abschluss einzureichen. Das Projektcontrolling hat bereits in zahlreichen Nachrichten dazu aufgefordert.
Ab 1. Februar 2026 wird das Projektcontrolling alle Projekte abschließen, deren Laufzeit laut Vertrag massiv überschritten ist, unabhängig davon, ob sie in TISS laufend oder in Nachbearbeitung sind. Projektverlängerungen gelten nur, wenn dazu ein Vertrag oder eine andere schriftliche Vereinbarung in TISS hochgeladen wurde und die Stammdaten angepasst wurden.
Die Abrechnung erfolgt auf die jeweiligen Bereichs- oder Gruppensammler. Eventuelle Personalfinanzierungen werden ebenfalls auf diese Sammler übertragen.
Grundsätzlich sind Projekte nach dem Eingang der letzten Erlös-/Förderrate zu schließen und abzurechnen.
7.1. FFG-Anträge: Hauptkonto vs. Finanzkoordinatorenkonto
Bitte verwenden Sie bei FFG-Projekten das Finanzkoordinatorenkonto nur, wenn Gelder an externe Partner weitergegeben werden. Wenn die Konsortialführung bei der TUW liegt, jedoch nur TU-interne Partner oder externe Partner mit 0% Förderung vorhanden sind, ist das Hauptkonto in den Antrag aufzunehmen. Der im Projektantrag enthaltene IBAN wird auch in den eCall übernommen. Es ist daher wichtig, im Zuge der Antragerstellung die korrekte Kontonummer im eCall einzutragen.
Link zu TU-Girokonten: Girokonten | TU Wien
7.2. Anlagennutzung bei FFG-Projekten
Um das Risiko der Mehrfachförderung bei der Anlagennutzung zu minimieren, müssen die Abschreibungen der genutzten Anlagen auf dem Innenauftrag des Projektes aufscheinen.
Schicken Sie dafür bitte folgende Informationen im Vorfeld der Anlagennutzung per E-Mail an die Anlagenbuchhaltung (anlagenbuchhaltung@tuwien.ac.at):
- die Anlagennummer
- den Innenauftrag über welchen die Abschreibung zukünftig verbucht werden soll (eine rückwirkende Änderung ist nicht zulässig)
- den Stichtag, ab welchen das geschehen soll und
- eine kurze Begründung hierzu.
Eine Änderung des Innenauftrags kann nur innerhalb desselben Segments erfolgen – eine Änderung von Global- auf Drittmittelbudget, oder umgekehrt, ist nicht zulässig.
7.3. Innerbetriebliche Leistungsverrechnungen bei FFG-Projekten ab KLF 3.1
Eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung innerhalb der TU Wien, bei der eine Organisationseinheit für ein FFG-Projekt eines anderen Instituts eine Leistung erbringt, muss nach Kostenleitfaden 3.1. unter Anlagennutzung / Maschinenstundensatz (ohne Gewinnaufschlag, kein Marktpreis) verrechnet werden.
Die 25% GMK werden unter der Kategorie Anlagennutzung automatisiert aufgeschlagen und sind nicht vom Leistungserbringer zu verrechnen, der seine Gemeinkosten jedoch mit einer separaten Rechnung verrechnen kann. Diese Rechnung kann zwar auf den Projekt-Innenauftrag gebucht, der FFG gegenüber jedoch nicht abgerechnet werden. Kontaktieren Sie bei Fragen hierzu bitte das Projektcontrolling. (projektcontrolling@tuwien.ac.at)
7.4. Vorjahresstundensätze bei FFG-Projektabrechnungen
Bei Abrechnungen von Personalkosten des laufenden Jahres dürfen im FFG eCall ausschließlich die Personalstundensätze des letzten abgeschlossenen Kalenderjahrs verwendet werden. Die einzige Ausnahme bilden Neuanstellungen an der TU Wien im laufenden Abrechnungsjahr.
Beispiel:
Berichtszeitraum: Oktober 2024 bis September 2025. Der/die Mitarbeiter/in hat 2024 und 2025 für das Projekt Stunden geleistet.
Berechnung Personalkosten 2024: Stundensatz 2024 x Anzahl der 2024 für das Projekt geleistete Stunden
Berechnung Personalkosten 2025: Stundensatz 2024 x Anzahl der 2025 für das Projekt geleistete Stunden