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Erstattung von Lizenzgebühren für KI-Tools für Forschungszwecke

Die Übernahme von Kosten für die Nutzung externer KI-Tools ist ausschließlich möglich, wenn die nachstehenden Voraussetzungen erfüllt sind und das Antragsformular der Rechnung beigelegt wird.

bearbeitet am 02.07.2026: Begründete Ausnahmen für monatliche Rechnungen, Klarstellung zur Finanzierung aus Drittmitteln, Erstattung von Gruppenlizenzen.

Gültig für Rechnungen bzw. Refundierungen mit Belegdatum ab 01. Juni 2026.

Voraussetzungen und Bedingungen

  1. Jahreslizenz: Prinzipiell werden von der TU Wien nur Jahreslizenzen erstattet. In begründeten Ausnahmefällen werden monatliche Rechnungen akzeptiert, wobei die Begründung im Kommentarfeld bei der Erfassung in SAP anzugeben ist.
  2. Finanzierung aus Drittmitteln: Die Finanzierung erfolgt aus Drittmitteln. Dazu zählen alle Drittmittelprojekte sowie Sammler und V-Innenaufträge.
  3. Bedarfsnachweis: Mit der Antragstellung bestätigt die_der Antragsteller_in, dass das genannte KI-Tool für die eigene Forschungstätigkeit erforderlich ist und dass weder Academic AI noch die vom DataLab der TU Wien bereitgestellten Tools den jeweiligen Bedarf abdecken können.
  4. Begründungspflicht: Dem Antrag ist eine nachvollziehbare, kurze Begründung beizufügen, die den konkreten Forschungszweck sowie die benötigte Funktionalität des Tools erläutert. Diese Angaben dienen dazu, den tatsächlichen Bedarf besser einschätzen und künftige Angebote gezielt ausrichten zu können.
  5. Rechtliche Sorgfaltspflicht: Die Nutzer_innen müssen eine selbstständige und eigenverantwortliche Prüfung etwaiger (gesetzlicher) Beschränkungen für die Verwendung, oder das Hochladen von Inhalten vornehmen. Dabei verpflichten sich der_die Nutzer_in zur Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften, insbesondere des Urheberrechts, des Datenschutzrechts und des AI Acts.
  6. Datenschutz: KI-Tools dürfen ausschließlich für Forschungszwecke und unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen, insbesondere der DSGVO sowie des DSG und der jeweils geltenden internen Datenschutzrichtlinien der TU Wien verwendet werden.

Insbesondere ist die Eingabe folgender Inhalte untersagt:

  • personenbezogene Daten Dritter (ausgenommen rechtmäßig öffentlich zugängliche Daten, deren Verarbeitung für den konkreten Forschungszweck erforderlich ist),
  • vertrauliche Forschungsdaten, oder interne Informationen,
  • sonstige sensible Informationen, die Rückschlüsse auf einzelne Personen ermöglichen. 

Im Falle der Nichteinhaltung von Sorgfaltspflichten kann sich die TU Wien schad- und klaglos halten.

Abwicklung Kostenübernahme

Das Formular „Antrag Lizenzgebühren KI Tools“ ist von der nutzenden Person auszufüllen und bei jeder Rechnung bzw. Refundierung betreffend Lizenzgebühren für KI Tools im Rechnungseingangsbuch (REB) als Zusatzdokument hochzuladen. Das einmal ausgefüllte Formular kann bei unterschiedlichen Rechnungen hochgeladen werden. Für Gruppenlizenzen ist das Formular für jede Nutzerin bzw. jeden Nutzer beizulegen.