In der Infomail 02/2026 wurden gesetzliche Vorgaben in Bezug auf Lieferscheine und die Intrastat-Meldung kommuniziert, die uns von den Instituten als sehr aufwendig rückgemeldet wurden. Wir haben uns daraufhin bemüht, Erleichterungen zu finden.
Aufbewahrungspflicht Lieferscheine
Lieferscheine zählen zu den gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und sind sieben Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem geliefert wurde, jederzeit vorlegbar, aufzubewahren.
In diesen Fällen muss der Lieferschein hochgeladen werden
In folgenden Fällen sind die Lieferscheine zwingend bei der Rechnung im Rechnungseingangsbuch in SAP (REB) als Zusatzdokument hochzuladen.
- Lieferungen mit einem Rechnungswert ab EUR 1.000,00 brutto.
- Lieferungen, die bei Betrieben Gewerblicher Art (BGA) verbucht werden.
Der Lieferschein kann nicht durch ein Foto der Anlage/Ware ersetzt werden. Ist in diesen beiden Fällen kein Lieferschein vorhanden, ist er vom Lieferanten anzufordern. Ist dies nicht möglich, ist ein Zusatzdokument hochzuladen in dem bestätigt wird, dass
- Person „X“
- am „Datum“
- die „Warenbezeichnung“
- vom „Lieferantenname“
entgegengenommen hat.
Lieferscheine bei Lieferungen aus dem EU-Raum
Bei Lieferungen aus der EU wird ersucht, den Lieferschein jedenfalls hochzuladen, da auf diesem die Intrastat-Daten (statistische Warennummer, Gewicht, etc.) meist vermerkt sind.
Aufbewahrung weiterer Lieferscheine
Bei allen anderen Waren muss der Lieferschein, sofern er vorhanden ist, am Institut, jederzeit auffindbar, aufbewahrt werden. Selbstverständlich kann er stattdessen in SAP hochgeladen und das Papier entsorgt werden. Bei Handwerker_innen ist der Leistungsschein anstelle des Lieferscheines aufzubewahren.
Lieferschein bei Refundierungen und Privatverkäufen
Bei Refundierungen gelten die gleichen Regeln, da die TU Wien der Geschäftspartner ist. Bei Privatverkäufen wird kein Lieferschein benötigt.
Lieferscheine von Amazon
Die Lieferscheine von Amazon werden ab Mai 2026 nicht mehr in Papierform mit gesendet. Sie sind 90 Tage online abrufbar und können somit direkt aus dem Account abgespeichert werden.
Intrastat-Daten: Anhebung der Erfassungsgrenze
Bei Bestellungen aus dem EU-Ausland sind die Intrastat-Daten prinzipiell bei allen Rechnungen zu erfassen. Wir haben diesbezüglich folgende Erleichterungen erarbeitet:
Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag unter EUR 1.000,00 brutto werden zentral gemeldet. Eine Erfassung am Institut ist nicht mehr notwendig, jedoch ist in der Bestellung das Ausschlusskennzeichen bei den Intrastat-Daten zu setzen.
Bei Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag ab EUR 1.000,00 brutto sind in der Bestellung die Intrastat-Daten zwingend zu erfassen. Sollten die Intrastat-Daten bei diesen Rechnungen, weder auf der Rechnung noch auf dem Lieferschein ausgewiesen sein, sind diese Daten beim Lieferanten anzufordern. Sind entsprechende Warennummern im SAP-System nicht vorhanden, wenden Sie sich bitte per E-Mail an Monika Graf-Stücke.
Handkassa/Handverlage
Wir bitte darum, sofern möglich, anstatt der Handkassa die Möglichkeit der Refundierung zu nutzen, da die Handkassen einen erheblichen Arbeitsaufwand in der Quästur verursachen. Wenn notwendig, darf die Handkassa zusätzlich zur Gästebewirtung weiterhin für kleinere Ausgaben des täglichen Bedarfs, z. B. Reinigungsmittel, verwendet werden. Die Originalbelege zu diesen Einkäufen sind spätestens bis zum Ende des darauffolgenden Monats an die Quästur zu übermitteln. Kosten, die im Zuge von Exkursionen anfallen, wie z. B. Reisebusmiete und Verpflegung, sind über das Rechnungseingangsbuch (REB) abzuwickeln. Kreditkartenzahlungen können über die Handkassa nicht erstattet werden.
Trinkgelder
An der Bestimmung zu Trinkgeldern muss aus steuerrechtlichen Gründen festgehalten werden. Die 10 Prozent Grenze kann sinnvoll gerundet werden und als “rund 10 Prozent” gesehen werden.