Christina Thirsfeld ist Datenschutzbeauftragte der TU Wien. Gemeinsam mit ihrem Team sorgt sie dafür, dass Datenschutzvorgaben eingehalten, Risiken bewertet und personenbezogene Daten wirksam geschützt werden. Ein Thema beschäftigt sie dabei seit Jahren besonders: Wie kann die TU Wien ihre digitale Souveränität stärken und die Kontrolle über ihre Daten möglichst selbst behalten? Mit ihrer Abteilung ist sie diesem Ziel nun einen Schritt nähergekommen. Statt Windows wird dort Linux verwendet, Microsoft Office wurde durch LibreOffice ersetzt – ein Pilotprojekt, das zeigen soll, wie sich mehr Unabhängigkeit von großen Softwareanbietern im Universitätsalltag umsetzen lässt.

„Ich habe nichts zu verbergen“

Aber warum ist Datensouveränität überhaupt wichtig? „Wer würde, auch wenn er oder sie nichts zu verbergen hat, einer wildfremden Person auf der Straße einfach so den Schlüssel für die eigene Wohnung geben, auch wenn die Person zusichert, den Schlüssel nicht zu verwenden?“, sagt Christina Thirsfeld. Dieser Gedankengang lässt sich auch auf unsere Daten übertragen. Zwar würden Daten im rechtlich zulässigen Rahmen an Softwareanbieter und Cloud-Dienste übermittelt, die Entwicklungen der vergangenen Jahre zeigten jedoch, dass diese Abhängigkeit kritisch hinterfragt werden müsse. Auch im Kreis der Datenschutzkoordinator_innen wurde immer wieder thematisiert, ob die starke Abhängigkeit von US-amerikanischen Softwarelösungen tatsächlich alternativlos ist.

Digitale Souveränität bedeutet, die Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur, Daten und Prozesse möglichst selbst zu behalten und nicht abhängig von Entscheidungen einzelner Unternehmen oder politischen Entwicklungen zu sein. Bei einer Universität betrifft das gleichermaßen Forschungsdaten wie personenbezogene Daten von Mitarbeitenden und Studierenden sowie interne und vertrauliche Dokumente und Abläufe.

„Die jetzige Situation ist ein nicht kalkulierbares Risiko für Nutzer_innen außerhalb der USA“, meint Christina Thirsfeld. Daher beschloss sie für ihre Abteilung, das Betriebssystem Windows und die damit verbundene Software ad acta zu legen und stattdessen Platz für einen Pinguin zu machen – das Betriebssystem Linux (mit seinem Wappentier, dem Pinguin) würde Windows ablösen, MS Office würde durch LibreOffice ersetzt: Ein Experiment im Echtbetrieb.

Rückhalt auf allen Ebenen

Dass aus der Idee tatsächlich ein Pilotprojekt werden konnte, ist der Unterstützung vieler Beteiligter zu verdanken. Wolfgang Kastner, Vizerektor für Digitalisierung und Infrastruktur und Wolfgang Spreicer, Leiter der Campus IT, unterstützten das Projekt von Beginn an, weil ihnen die Dringlichkeit des Themas digitale Souveränität bewusst ist. Sie wissen aber auch, dass eine Umstellung im Arbeitsalltag mit gewissen Hürden und auch Kosten verbunden ist.

Mindestens ebenso wichtig war die praktische Unterstützung durch eine Gruppe engagierter Mitarbeiter_innen der Campus IT und weiterer Freiwilliger. „Sie waren jederzeit erreichbar, wenn wir nicht weiter wussten", schwärmt Thirsfeld von der 24/7 Begleitung, die sie und ihr Team erfahren haben. „Ohne die enorme Unterstützung und Akzeptanz von allen Seiten an der TU hätte ich dieses Experiment nicht machen können“, sagt Thirsfeld. Die Förderung kam also sowohl von der Leitungsebene, die den strategischen Rahmen setzte, als auch von den IT-Expert_innen, die die praktische Umsetzung ermöglichten.

Der Sprung ins kalte Wasser und die Folgen

Mit diesem Rückhalt wagten Thirsfeld und ihr Team den Sprung ins kalte Wasser – begleitet vom Support der Open-Source-Expert_innen. Thirsfeld und ihre sechs Mitarbeitenden stellten ihr Betriebssystem ebenso um wie die Textverarbeitung sowie das E-Mail- und Kalenderprogramm. Nach einer Phase von zwei Monaten konnten sie entscheiden, mit welchem Betriebssystem und Software sie weitermachen wollten. „Es hat Mut erfordert, vertraute Arbeitsabläufe zu hinterfragen und technische Hürden in Kauf zu nehmen", sagt Thirsfeld. Gleichzeitig habe der Umstieg neue Perspektiven eröffnet und gezeigt, dass sich viele Aufgaben mit freier Software ebenso gut erledigen lassen. Thirsfeld ist aber auch begeistert darüber, wie sehr man durch das neue Betriebssystem Linux eine neue Perspektive auf die Computernutzung und neue Anwendungserfahrungen gewinnt.

Und wie lautet das Fazit? Die Hälfte der Mitarbeitenden arbeitet auch nach Abschluss des Pilotprojekts weiterhin mit Linux und LibreOffice – aus Überzeugung und weil sich die neuen Werkzeuge nach einer Eingewöhnungszeit im Arbeitsalltag bewährt haben. Insgesamt lieferte die Umstellung wertvolle Erkenntnisse für die Universität, denn nun lassen sich Vor- und Nachteile eines Umstiegs besser abschätzen die vorwiegend positiven Erfahrungen des Pilotprojekts zeigen bereits Wirkung: Die Finanzabteilung der TU Wien, geleitet von Martin Neff-Kolassa, hat das Experiment der Abteilung für Datenschutz und Dokumentenmanagement interessiert beobachtet und nahm auch an einem gemeinsamen Workshop mit den IT-Open-Source-Expert_innen teil. Nun ist sie mitten in den Vorbereitungen für ihren eigenen Umstieg. 

Christina Thirsfeld ermutigt jedenfalls dazu, den Wechsel zu wagen. „Digitale Souveränität ist ein hohes Gut, das wir anstreben sollten, auch wenn damit eventuell ein gewisser Komfortverlust einhergeht oder mit alten Gewohnheiten gebrochen werden muss. Bequemlichkeit sollte nicht über digitale Souveränität gestellt werden.“ Das Pilotprojekt der TU Wien hat gezeigt: Mehr digitale Unabhängigkeit im Universitätsalltag ist möglich.

Kontakt

Mag.^a iur. Christina Thirsfeld
Datenschutz und Dokumentenmanagement
Technische Universität Wien
+43 1 58801 41000
christina.thirsfeld@tuwien.ac.at