Letzte Aktualisierung: 25.2.2026

Aufbewahrungspflicht Lieferscheine

Lieferscheine zählen zu den gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und sind sieben Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem geliefert wurde, jederzeit vorlegbar, aufzubewahren. Die Lieferscheine sind bei der Rechnung im Rechnungseingangsbuch in SAP (REB) gut lesbar als Zusatzdokument hochzuladen, sodass die revisionssichere Aufbewahrung gewährleistet ist.

Abwicklung von Gutschriften

Gutschriften sind, genau wie Eingangsrechnungen, sofort nach Erhalt ins Rechnungseingangsbuch (REB) einzubringen und zu erfassen. Gutschriften werden, sofern Eingangsrechnungen vorhanden sind, saldiert, sodass an den Lieferanten der verminderte Betrag bezahlt wird. In Ausnahmefällen kann der Lieferant uns den Gutschriftsbetrag innerhalb von 14 Tagen überweisen. In diesem Fall ist die Gutschrift im REB seitens Instituts mit einer Zahlsperre zu versehen und in der Notiz „Geld wird überwiesen“ einzutragen. Einmal monatlich wird im Zuge des Mahnlaufs kontrolliert, ob der Geldeingang stattgefunden hat. Falls nicht, wird der Kreditor von der Quästur mittels Zahlungserinnerung informiert. Bei der Rechnung im REB wird der Versand der Zahlungserinnerung im Notizfeld dokumentiert.

Handkasse/Handverlage

Wir erinnern daran, dass die Handkasse ausschließlich für die Gästebewirtung verwendet werden darf. Die Originalbelege zu diesen Einkäufen sind spätestens bis zum Ende des darauffolgenden Monats an die Quästur zu übermitteln. Kosten, die im Zuge von Exkursionen anfallen, wie z.B. Reisebusmiete und Verpflegung, sind über das Rechnungseingangsbuch (REB) abzuwickeln.

Zulässigkeit Trinkgelder

Trinkgelder bei Restaurantrechnungen in der Höhe von max. 10% sind zulässig und auf der Eingangsrechnung andrucken zu lassen. Trinkgelder für Busfahrten etc. können nicht aus der Handkasse entnommen oder refundiert werden. Diese können beispielsweise mittels privater Sammlung im Bus ermöglicht werden.

Fristen für Refundierungen und Privatverkäufe

Refundierungen und Privatverkäufe sind innerhalb von 3 Monate ab dem Rechnungsdatum einzureichen. Ältere Rechnungen können noch in der Übergangsfrist bis 31. März 2026 abgerechnet werden, unter der Voraussetzung, dass das Rechnungsdatum nach dem 31.3.2023 liegt (Verjährungsfrist) und alle Freigaben bis dahin erledigt sind. Ab 1.4.2026 werden Anträge mit einem Rechnungsdatum, das länger als 3 Monate zurück liegt, abgelehnt. 

Zeitgerechte Anlage der Bestellung

Derzeit werden auch Bestellungen über 1.000 Euro häufig erst bei Rechnungserhalt angelegt. Wir erinnern daran, dass diese Bestellungen ins SAP bereits vor der Bestellung an den Lieferanten anzulegen sind. Die Bestellung ist mit der Vorgabe, die Bestellnummer auf der Rechnung anzugeben, dem Lieferanten zu übermitteln.

Intrastatdaten

Bei Bestellungen aus dem EU-Ausland sind die Intrastat-Daten prinzipiell bei allen Rechnungen zu erfassen. Liegen keine Intrastat-Daten vor, kann bei einem Gesamtrechnungsbetrag unter 200,00 Euro die Sammel-Intrastatnummer 9950 0000 eingetragen werden. Sollten die Intrastat-Daten bei Rechnungen ab 200,00 Euro weder auf der Rechnung noch auf dem Lieferschein ausgewiesen sein, ist eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten anzufordern. 

Bei Bestellungen ab 200,00 Euro mit mehreren unterschiedlichen Warengruppen, ist bei den Intrastat-Daten die Warennummer pro Bestellposition zu erfassen. Sind Warennummern im SAP-System nicht vorhanden, wenden Sie sich bitte per Email an Monika Graf-Stücke um die weitere Vorgehensweise zu besprechen.

Ab Anfang März können Rechnungen ab 200,00 Euro ausschließlich mit vollständigen Intrastat-Daten bezahlt werden.

Infohotline und Schulungsmöglichkeit vor Ort in den Instituten

Die Quästur bietet bis auf weiteres an, auf Wunsch einmalig zu Schulungszwecken vor Ort in die Institute zu kommen. Im Zuge dieser Schulung werden einerseits die Eingangsrechnungserfassung und die Erfassung der Refundierungen und Privatverkäufe geübt und andererseits werden die dahinterliegenden Vorgaben und Richtlinien besprochen. Wir laden Sie hiermit herzlich ein, dieses Schulungsangebot anzunehmen und unsere Schulungs- und Qualitätsbeauftragte Monika Graf-Stücke per Email zu kontaktieren.
Infohotline am Mittwoch: Monika Graf-Stücke, Tel Nr: +43 1 58801 407133